Specifiche di progetto – scheda tecnica

Contr@ct un programma sviluppato in modo specifico per la gestione del ciclo attivo (dall’offerta alla consegna al cliente) e la gestione del ciclo passivo (approvvigionamento relativo all’assunzione dell’ordine-commessa) per le aziende del settore del mobile e dell’arredo. La verticalizzazione è stata realizzata sull' ottima base amministrativa e gestionale di Quanto della Italsoft Sistemi Milano.
Gli obiettivi Contr@ct :

• Gestione chiara dei contenuti dell’ordine e del rapporto commerciale col cliente;
• Semplificazione delle operazioni di approvvigionamento;
• Controllo dei tempi pianificati e delle procedure previste anche dal sistema di qualità totale (chi fa che cosa come e quando)
• Automazione del sistema di carico e scarico del magazzino mediante codice a barre del materiale
• Controllo dei costi di commessa
• Sistema integrato di archiviazione documentale del cliente, delle commesse, dei fornitori/terzisti.

Descrizione del ciclo attivo

Il ciclo attivo contemplato da Contr@ct comprende la gestione dei seguenti documenti o fasi del processo:

• Preventivi o offerte;
• Ordini con controllo dell’esposizione del cliente;
• Scadenziario delle consegne;
• Stampa etichette sovrappacco e packing list;
• Bolle di consegna;
• Fatture (fatture proforma)
• Gestione dei pagamenti e del credito cliente.

Caratteristiche particolari:

Informazioni contenute sulla riga d’ordine:
“Chi ben comincia è a metà dell’opera” : una buona descrizione dell’ordine acquisito aiuta tutti gli interessati delle varie fasi di lavorazione a non commettere errori e a rispettare le prescrizioni imposte.

• Ogni riga d’ordine è composta dall’input del codice articolo (normalmente comprende l’indicazione del gruppo di appartenenza del prodotto), della sua essenza, della finitura e del tessuto eventuale del rivestimento;
• Descrizione corta, lunga e in lingua;
• Note (ad uso esclusivo interno) e commenti (da riportare nei documenti)

Nella testata e nel piede dell’ordine sono riportabili tutte le informazioni necessarie sui vari documenti quali:

• Avvertenze particolari per il vettore/corriere;
• Particolari accordi commerciali
• Avvertenze per il cliente.

Calcolo della disponibilità

Il programma in base agli ordini clienti registrati e a quelli emessi a fornitore è in grado di calcolare la disponibilità di ogni articolo a magazzino per data. Si riesce così ad ottenere l’informazione della disponibilità odierna e quella futura ad una certa data.

Controllo esistenza

Se durante la fase di ordine o movimentazione ci si trova nella situazione di avere una esistenza negativa, il programma segnala l’errore istantaneamente in modo da poter ricorrere il più velocemente possibile alla sua sistemazione.

Packing list

In funzione delle modalità di imballo standard la Packing list viene proposta automaticamente secondo la sequenza delle righe d’ordine ma, essendo impostata su di una griglia di excel è sempre modificabile/integrabile. Può essere effettuato un calcolo teorico del volume di imballo.

Cartellini sovraccolli

Ogni collo viene numerato, intestato, descritto del suo contenuto e riporta i riferimenti che servono al cliente finale o al rivenditore. Mediante il collegamento con il data base delle immagini è possibile anche stampare sul cartellino la siluette (schema in bianco/nero) dell’articolo.
Risulta molto approfondita la sezione degli sconti, delle provvigioni e delle statistiche commerciali (per prodotto, area, tipologia, periodo, cliente ecc…)

Descrizione del ciclo passivo

Il ciclo passivo contemplato da Contr@ct comprende la gestione dei seguenti documenti o fasi del processo:

• Ordini fornitore;
• Controllo delle consegne;
• Gestione automatica (codice a barre) del magazzino materie prime, componenti e semilavorati;
• Controllo delle fatture fornitore;
• Gestione dei pagamenti e del debito verso fornitori.

Caratteristiche particolari

Il ciclo passivo gestisce l’esplosione delle commesse di lavorazione (su conferma al responsabile degli ordini di approvvigionamento/lavorazione) predisponendo i documenti e calcolando la quantità di fabbisogno descritte nelle distinte basi e secondo le modalità descritte nelle distinte di lavorazione che costituiscono il fulcro su cui è possibile fissare i concetti di fasi di lavorazione in funzione dei vari livelli di distinta che consentono i controlli, gli automatismi, il calcolo dei costi,ecc… Ad esempio potrebbe emettere:

• Ordine di assemblaggio interno o ordine del grezzo a fornitore;
• Ordine/bolla di finitura per lucidatore (singola o cumulativa);
• Idem x tappezziere;
• Ordine al fornitore del tessuto.

Richiedendo date di consegna opportune per il fornitore/terzista.

Gestione del magazzino con codici a barre

Se la merce arriva dal fornitore predisposta con il codice a barre, per il suo carico a magazzino e il controllo rispetto all’ordine il magazziniere può utilizzare un sistema di rilevamento senza cavo che automaticamente evade l’ordine del fornitore lasciando eventuali rimanenze e predisponendo un documento interno di valorizzazione utile per il controllo fatture acquisto.

Conto lavorazione esterno con cod. barre o tag RFID

In alternativa all’utilizzo di dispositivi RFID, il programma consente, durante la stampa dell’ordine o della bolla del terzista di stampare a barre su di un opportuno cartellino (in materiale resistente all’acqua) il codice del prodotto finito e la sua “posizione” nella commessa e, in chiaro, le istruzioni per il terzista quali tipo di finitura, di imbottitura,… particolari richieste dal cliente (v. commenti commerciali) o note particolari interne (v. note interne) che sono anche riportate sull’ordine assieme al codice intermedio dell’articolo nella fase di lavorazione. Il cartellino seguirà sempre il prodotto durante tutte le sue fasi di passaggio a magazzino consentendo in questo modo la ricostruzione da video della situazione di un articolo o dell’intera commessa, relativamente alle varie fasi di lavorazione. La metodologia di impostazione del codice intermedio di articolo comporta che la fase eseguita dal terzista porti l’articolo a “guadagnare posizione”: es. per un lucidatore da cod. ABC4500 (sedia grezza del modello ABC45) a ABC4501 (sedia lucidata) per cui un tappezziere riceverà codici del tipo XXXXX01 e restituirà codici del tipo XXXXX02. Se le fasi di lucidatura fossero più d’una si distinguono in XXXXX01=lucidatura/laccatura e XXXXX01A ulteriore doratura, XXXXX01B ulteriore decorazione,…(sempre che vengano eseguite da terzisti diversi).

Planning delle consegne

Particolare attenzione è stata riservata alla pianificazione e controllo delle consegne a cliente secondo gli impegni commerciali assunti. Con il programma è possibile avere:

• Lo scadenziario delle consegne;
• La situazione dettagliata per riga di ogni commessa con lo stato di lavorazione di ogni articolo (in evidenza le situazioni di allerta);
• La lista dei ritardi suddivisa per fornitore/terzista;
• La lista dei ritardi verso clienti (situazioni di allerta).

Collegamento on line all’archivio fotografico del prodotto o catalogo

Tutti quelli che ne hanno il permesso (commerciali, magazzinieri, operai specializzati, terzisti abilitati, …,secondo il livello attribuito dalla password individuale) potranno attingere al dataBase on-line delle immagini dei prodotti, dei particolari, delle lavorazioni, delle finiture, dei tessuti per meglio apprendere e verificare le modalità di predisposizione dell’articolo secondo le richieste del cliente minimizzando gli errori.

Contenuti tecnologici di Contr@ct

• Data base relazionale;
• Perfettamente integrato nella tecnologia windows e di rete;
• Collegamento al web per order-entry, disponibilità e inquiry documenti utilizzando i moduli di e-commerce®, c@t-on ® line di Office Automation 2000 e Karthadoc®;
• Integrato nei moduli di Gestione Vendite, Gestione Acquisti, Magazzino e Gestione Amministrativa diel gestionale standard Quanto® della Italsoft Sistemi di Milano;
• Integrabile al modulo Aziend@plan di Office Automation 2000 per il controllo di gestione.

Modalità di implementazione e gestione di Contr@ct

Il programma viene parametrizzato secondo le necessità aziendali e viene preventivamente fornito su un sistema definito prototipo su cui vengono trasferiti (il più automaticamente possibile) i dati preesistenti. Dopo il collaudo Contr@ct viene esteso a tutti i posti di lavoro interessati opportunamente istruiti. La manutenzione del prodotto è garantita attraverso l’assistenza on-site presso il cliente e quella on-line (telefonica).

Modulo opzionale On-line di Contr@ct

E’ una ulteriore estensione del programma sviluppato per le aziende del settore del mobile e dell’arredo che consente:

• L’inserimento dell’ordine direttamente sul web;
• Informa sulla disponibilità dei prodotti o delle consegne
• Consente agli autorizzati (rappresentante o cliente) di visionare i propri documenti dell’archivio commerciale.